Chuyển đổi bảng tính

Cách công cụ chuyển đổi bảng tính trực tuyến miễn phí hoạt động

Các định dạng bảng tính khác nhau về cấu trúc nhiều hơn là về nội dung. XLSX, XLS và ODS là sổ làm việc: nhiều trang tính, công thức và định dạng trong một tệp. CSV là một bảng văn bản thuần duy nhất mà mọi chương trình đều đọc được. Chuyển đổi giữa các sổ làm việc giữ lại mọi trang tính và công thức; chuyển sang CSV giữ trang tính đầu tiên chỉ dưới dạng giá trị, đúng như những gì cơ sở dữ liệu và công cụ nhập dữ liệu cần.

Công cụ chuyển đổi dùng SheetJS, thư viện mã nguồn mở đứng sau nhiều công cụ bảng tính, chạy ngay trong trình duyệt của bạn. Công cụ dựng lại sổ làm việc từ các ô, nên giá trị và công thức được chuyển sang chính xác, còn biểu đồ, hình ảnh, bảng tổng hợp (pivot table) và định dạng ô như màu sắc không được giữ lại.

Nên dùng định dạng bảng tính nào?

XLSX là lựa chọn mặc định cho mọi thứ bạn sẽ tiếp tục làm việc: định dạng này chứa nhiều trang tính, công thức và định dạng, và mở được trong Excel, Google Sheets, Numbers và LibreOffice. XLS là định dạng Excel nhị phân cũ hơn, chỉ đáng chọn khi một hệ thống cũ bắt buộc, và giới hạn ở 65,536 hàng mỗi trang tính.

ODS là định dạng bảng tính theo tiêu chuẩn mở, được LibreOffice sử dụng và được một số cơ quan nhà nước yêu cầu. Định dạng này chứa những thứ giống như XLSX. CSV thì khác hẳn: một bảng văn bản thuần duy nhất, không có công thức hay định dạng, và chính vì vậy mà mọi cơ sở dữ liệu, CRM, nền tảng email và công cụ phân tích đều nhập được.

Một cách làm phổ biến là giữ bản chính ở dạng XLSX hoặc ODS và xuất ra CSV mỗi khi dữ liệu cần đưa vào một hệ thống khác. Chuyển CSV trở lại thành sổ làm việc cho bạn một trang tính có thể định dạng, sắp xếp và thêm công thức.

Các chuyển đổi bảng tính phổ biến và lý do mọi người cần

Những việc phổ biến nhất đều đơn giản. Xuất danh sách khách hàng từ CRM cho ra một tệp CSV dễ đọc, sắp xếp và lọc hơn khi ở dạng XLSX. Tải danh bạ lên nền tảng email hoặc tải sản phẩm lên cửa hàng thì cần chiều ngược lại: một tệp CSV với mỗi bản ghi một hàng. Các cổng kế toán và cổng của cơ quan nhà nước đôi khi vẫn yêu cầu XLS, và một số cơ quan nhà nước yêu cầu ODS, định dạng theo tiêu chuẩn mở.

Mỗi việc đó là một lần chuyển đổi ở đây. Sổ làm việc được đọc bởi SheetJS, một thư viện bảng tính mã nguồn mở được dùng rộng rãi, chạy ngay trong thẻ này, nên bảng lương, bảng giá và dữ liệu khách hàng không bao giờ được tải lên. Công thức được giữ lại khi chuyển giữa XLSX, XLS và ODS, và đầu ra CSV dùng UTF-8 nên tên viết bằng mọi bảng chữ cái đều được giữ nguyên.

Nếu bạn làm việc với cùng một tệp xuất mỗi tuần, hãy giữ một bản sao của sổ làm việc đã chuyển đổi làm mẫu: định dạng một lần, rồi dán mỗi tệp xuất mới vào đó.

So sánh các định dạng bảng tính

Mẹo chuyển đổi tệp bảng tính

• Di chuyển trang tính bạn cần lên vị trí đầu tiên trước khi chuyển sang CSV, vì CSV chỉ giữ một trang tính.
• Kiểm tra ngày tháng sau khi nhập tệp CSV; bảng tính lưu ngày tháng dưới dạng số và có thể cần áp dụng định dạng.
• Xóa các hàng trống và trang tính không dùng trước để kết quả nhỏ gọn.
• Giữ lại sổ làm việc gốc; biểu đồ và định dạng kiểu dáng không được giữ lại.

Chuyển đổi tệp bảng tính trực tuyến có an toàn không?

Với hầu hết công cụ trực tuyến, "trực tuyến" nghĩa là tệp của bạn được tải lên máy chủ của một công ty, được xử lý ở đó và được giữ lại một thời gian trước khi bị xóa. Ở đây thì không. Trang web tải mã chuyển đổi về trình duyệt của bạn, và tệp của bạn được đọc và xử lý ngay trong thẻ trên chính thiết bị của bạn. Tệp không bao giờ được gửi đến TapToConvert hay bất kỳ ai khác.

Bạn có thể tự kiểm chứng: khi trang và, với âm thanh và video, bộ máy chuyển đổi đã tải xong, hãy tắt Wi-Fi và công cụ vẫn hoạt động. Điều đó cũng có nghĩa là không có hàng chờ, không giới hạn hằng ngày và không có mức trần kích thước do máy chủ đặt ra. Giới hạn duy nhất là bộ nhớ trình duyệt cấp cho một thẻ.